Czy można kupić koszulę na fakturę VAT i rozliczyć jako koszt firmy?

Czy przedsiębiorca może zaliczyć zakup odzieży do kosztów, związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej? Jak się okazuje – tak! Aby jednak było to możliwe, musi on spełnić ściśle określony warunek. Chcesz dowiedzieć się, jak rozliczyć koszulę na fakturę VAT? W naszym artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie, związane z tym zagadnieniem.

Czy zakup odzieży można rozliczyć jako koszt firmy?

Udzielenie odpowiedzi na to pytanie nie należy do najłatwiejszych. Z reguły bowiem zakup odpowiednich ubrań traktowany jest w kategorii wydatków, wynikających z funkcjonowania jednostki w społeczeństwie, niezależnie od tego, jaki charakter przybiera prowadzona przez nią działalność gospodarcza. Takie zakupy, związane z wyglądem zewnętrznym, stanowią realizację podstawowych potrzeb i nie mogą być rozpatrywane w kategorii kosztów firmy. Nie oznacza to jednak, że koszula na fakturę pozostaje wyłącznie w sferze marzeń tych, którzy w swojej pracy muszą prezentować się nienagannie, wpisując się swoimi stylizacjami w formalny dress code. Odstępstwa od reguły są bowiem możliwe, choć wymagają one spełniania ściśle określonego warunku.

W jakich sytuacjach zakup koszuli na fakturę jest możliwy?

Jak pokazuje rzeczywistość, zakup odzieży biznesowej, w tym m.in. eleganckich koszul, może być uznany jako koszty uzyskania przychodów, co ma miejsce w momencie, gdy ubrania nie mają charakteru odzieży osobistej. Mówimy tutaj o sytuacji, gdy koszula jest niezbędna do wykonywania obowiązków zawodowych na określonym stanowisku, ale nie będzie użytkowana przez daną osobę po zakończeniu pracy. Nie oznacza to jednak, że wystarczy samo oświadczenie przedsiębiorcy, by koszula na fakturę stała się rzeczywistością. Zgodnie z najnowszymi interpretacjami, utrata charakteru odzieży osobistej ma bowiem miejsce dopiero wówczas, gdy na koszuli – w dobrze widocznym miejscu – umieszczone zostanie na stałe logo danej firmy. Takie działanie sprawi, że zakup koszuli będzie mógł zostać wpisany w koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Koszule dla organizacji – wizerunek i spójność w miejscu pracy

W wielu firmach oraz instytucjach coraz większy nacisk kładzie się na jednolity, profesjonalny wygląd zespołu. Koszule dla organizacji, oznaczone logo lub nazwą podmiotu, mogą pełnić funkcję elementu wizerunkowego i reprezentacyjnego – zwłaszcza podczas targów, wydarzeń firmowych czy codziennego kontaktu z klientem. Jeśli odzież tego typu nie pełni roli ubioru osobistego, a jej zakup jest odpowiednio udokumentowany, przedsiębiorca może ująć wydatek w kosztach uzyskania przychodu. To częsta praktyka w fundacjach, stowarzyszeniach czy zespołach projektowych, które chcą podkreślić swój charakter oraz zadbać o profesjonalny odbiór.

Koszula na fakturę a logo firmy – co warto wiedzieć?

Wspomnieliśmy już, że warunkiem, który trzeba spełnić, by zakup koszuli na fakturę był możliwy, jest trwałe jej oznaczenie symbolem firmy, przez co straci ona swój osobisty charakter. Z takiego rozwiązania korzystają coraz częściej pracownicy:

• branży turystycznej i hotelarskiej, jak przewoźnicy, recepcjoniści i osoby, zatrudnione w biurach podróży,
• sektora finansowego, jak chociażby osoby zatrudnione w placówkach bankowych, biurach rachunkowych, czy firmach ubezpieczeniowych
• działu obsługi klienta, w tym m.in. konsultanci i doradcy oraz przedstawiciele handlowi, działający w terenie
• branży gastronomicznej, jak szefowie kuchni i menadżerowie restauracji

Koszula na fakturę, opatrzona stosownym logo, to również częste rozwiązanie w branży logistycznej czy transportowej, pomagające budować spójny wizerunek firmy. Jednak, ze względu na liczne wątpliwości, związane z tym zagadnieniem, bezpiecznym rozwiązaniem będzie zawsze zwrócenie się z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej do Krajowej Informacji Skarbowej.

Koszule firmowe codzienne i dla handlowców – kiedy to koszt uzyskania przychodu?

Koszule firmowe codzienne coraz częściej stają się podstawowym elementem garderoby pracowników biurowych, doradców klienta, a także przedstawicieli terenowych. Szczególnym przypadkiem są koszule dla handlowców, którzy każdego dnia reprezentują markę przed klientami. Warunkiem zaliczenia takich wydatków do kosztów działalności pozostaje brak prywatnego charakteru ubioru – co można osiągnąć poprzez trwałe oznaczenie koszuli logotypem firmy. W takiej sytuacji koszula pełni funkcję służbową, nie nadaje się do codziennego użytku poza firmą i może być bezpiecznie ujęta w rozliczeniach podatkowych.

Jaki VAT obowiązuje na odzież?

Standardowa wysokość stawki VAT na odzież w Polsce wynosi 23%, co dotyczy również koszul, kupowanych przez przedsiębiorców. Tak wysokie stawki zasilają w istotny sposób budżet państwa, ale także warunkują w znacznej mierze decyzje konsumentów. Ci z kolei mogą zwracać się w stronę tańszych rozwiązań, poprzez import odzież z krajów, w których stawka podatku jest niższa. Niemniej jednak warto podkreślić, że tylko kupowanie wysokiej jakości produktów pozwala na trwałość i komfort użytkowania, przekładając się finalnie na możliwość poczynienia oszczędności, w związku z brakiem konieczności regularnej wymiany zużytej garderoby.